Evernoteというツールご存知でしょうか。「あなたの第二の脳」をキャッチコピーに何でもEvernoteに記録しよう。そして、その情報はいつでもどこでも取り出せる。というもの。いわゆる何でも帳です。利用している方も多いと思います。
ライフハックの観点で10年ほど前にEvernoteを知った時は、これはすごい！と飛びつきましたが、ここ5年ほどはほとんど使わなくなっていました。色んなツールに浮気をしながらもここ1年ほど愛用していたツールをご紹介しましょう。
| ToDo管理 | TickTick |
| シンプルなノート | Simplenote、Keep |
| 情報蓄積型ノート | OneNote |
| カード型データベース | Scrapbox |
どれも素晴らしいツールで気に入って利用していましたが、どれも少しずつ不満点がありました。ToDo管理は日々増え続ける膨大なタスクを管理しきれない。OneNoteは検索機能がイケて無くてヒットしないノートも多い。また、ノート中、どの場所にでも書けるのがA型の私には気持ち悪くてしょうがない、なんて事も。
SimplenoteやKeepは使いやすいのですが、情報が分散するリスクがどうしてもありました。肝心な時にどこに情報があるか？行方不明になってしまうことがたまにありました。
Scrapboxはとても使いやすいですが色んな情報を登録しすぎて逆に見づらくなってしまいました。
情報蓄積をする場所をEvernoteに集約
用途に特化したツールは高機能で使いやすいのですが、細かな点が使いにくい事が多く、それが致命的だったり気になってしまい利用に集中できなくなることが多々あります。
情報が分散してしまうリスクもあります。また、分散した情報をリンクする方法も良い解決方法が見つけられていません。
このような状況をいったん整理し、シンプルな考え方、運用に立ち戻ろう。と考え、Evernoteを再び使ってみることにしました。
具体的には単純で、今まで使っていたツールの利用をやめて、Evernoteに情報を集約させよう。としました。何でも帳のEvernoteはこれらすべてのツールの基本的な機能を有しています。情報を集約し、シンプルな使い方をすることでこれら専用ツールよりも機能が足らない部分を充分に補うだけのメリットがあると判断しました。
これまでのEvernotreの使い方は間違っていた
Evernoteに情報を集約するのは分ったが、これまでもチャレンジしてダメだったのにまた、同じことにならないか？と真っ先に頭をよぎりました。これまでの過ちを繰り返してしまうと何の意味もありません。
なぜ、今までEvernoteを活用できなかったのか？を分析し認識することで今後のEvernoteの運用に活かしていきたいと思います。
まず大前提として、これまでのEvernoteの使い方は間違っていたことに気がつきました。
第二の脳として「すべてを記録する」という考え方が正しくもあり間違いでもありまりました。
この「すべてを記録」ということをはき違って理解していました。例えば気になったウェブサイトやニュース記事を片っ端からEvernoteに放り込んだり、気になったものを片っ端からカメラで撮影しすべて放り込んだりしていました。
これもすべてを記録することに違いはありませんが、記録するだけではダメです。正確には放り込んでもいいけれども整理が必要です。必要な情報と必要でない情報をきちんと整理・分類分けをしなければただのゴミ溜めになってしまいます。
気になったことを忘れてもいいようにすべてを放り込むことを続けたい場合でも、ゴミ溜めのフォルダと整理した情報が入っているフォルダははっきりと分けておく必要があります。私の経験上、取りあえず記録しておいた情報はその後、99%以上活用をしませんし、見返す事もありません。
私はこの何でも記録する行為自体が無駄で時間ロスと考え、すべてを記録することを辞めました。
必要な情報をいつでも見返して取り出せる状態であることが最も重要
Evernoteの活用のポイントは3つと考えています。
- 毎日起動するツールであること
- 必要な情報はすぐに見返せる状態であること
- いつか見る情報やログは保管するか判断し保管フォルダに分類する
シンプルにすぐに起動できて毎日、使う気になれること。これが重要です。この状態を作っておくことで、ToDoや目標などをいつも目にすることになるので、ToDo管理、目標管理ができます。
具体的には思いついたことややること、気になったことはEvernoteに放り込みます。最低、1日に1回、その情報をToDoなのか、蓄積だけ必要な情報なのかを判断し、適所に振り分けます。すぐに終わる物や不要なものは削除します。ToDoのInboxに近い運用ですね。こうすることで必要な情報はいつも新鮮さをキープさせることが可能です。
情報をEvernoteに集約させることで、保管するときも探す時もどこに保管したか？を考えるステップが不要になります。
機能が足りない分は工夫で何とかなるし、自由度が高くてノンストレス
例えば、ToDoアプリと比較してEvernoteは機能が不足しています。繰り返し機能や当日やることをリストアップする機能が無く手作業で毎日組み換える必要があります。
しかし、Evernoteにはリマインダー機能があるので通知が必要な要件は忘れることはありませんし、詳細説明や記録が必要な場合は個別ページを作成して情報を蓄積していくことが可能です。
このように専用のサービスより機能は少ないですが、工夫した使い方で何とかなりますし、タスクの全体像を毎日見返す作業で、タスクの優先度や進め方を頭の中で、整理できるメリットの方が大きいと思います。
専用ツールは便利機能より自由度が低い点が私にはストレスだったので、ノートに近い使い方ができるEvernoteの方が私はノンストレスです。
さいごに
ここ数年間、Evernoteから浮気をしていろんなツールに浮気をしてきましたが、Evernoteにふたたび集約させたよ、というお話しでした。Evernoteは有料プランに加入しました。
Evernoteの機能自体は今回は詳しく触れていませんが、PDFの手書き文字のOCR機能が秀逸だったり、内部リンクを発行できノート間の移動を用意にできたり、OneNoteよりまとめノートを作りやすかったり。と色んな素晴らしい点があります。
前回紹介のBamboo Slateの存在も実は大きく、手書き文字も検索できる機能は強力です。ビジネスシーンで利用した手書きメモを見返す時は時系列でばーっと探すのがほとんどですがこれは、ファイリングした現物で可能ですし、これまでできなかった書いた文字で検索もBambo Slate＋Evernoteで可能になりました。
これらすべてを加味してEvernoteに戻ってきました。
みなさんの参考になれば幸いです。具体的な使い方については機会があれば詳しく記事に書きたいと思います。
