Evernoteをゴミ溜めにしない、肩の凝らない使い方

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私はEvernoteを愛用中ですっかりと外部脳として活用しています。と、言うかもうEvernoteが無ければ困る。と言うレベルに達していると言えるかも知れません(^_^;)。プレミアム会員にもなって容量も検索精度もアップ。どんどん便利に、そしてどんどん依存度が高まっている今日この頃。

そんなEvernoteですが、これまでこのブログで私の利用方法を書いたことがありませんでした。理由は簡単で自分自身で、運用方法が固まっていなかったためです。試行錯誤を繰り返し、最近、ようやく固まってきたのでご紹介したいと思います。

では、なぜ運用方法が固まらなかったのか。今考えれば以下の点だったことに気づきました。

  • どんな情報を入れたらいいのか分からなかった
  • どんな風に情報を整理すればいいのか決められなかった

「Evernoteは外部の脳と言われ、ウェブページや画像、音声、テキスト、何でも放り込めるよ!」という評判に、「それは凄い!よっしゃ、私もやってみよう!」と思い立ち、Evernoteを使ってみたけれど、結局使うのを辞めちゃった人も多いのでは無いでしょうか?

実は私もそんなひとり。Evernoteを使いはじめては、挫折して、また使っては挫折。というのを何度か繰り返していました。「Evernoteはきっと便利なんだ!」という生まれつきの自分の嗅覚を信じて諦めずに頑張りました(^_^;)。そして、ようやくEvernoteの便利さに気づき、恩恵を受けるところまで来たような気がします。

私と同じように、Evernoteって便利そうなんだけれど、面倒くさそうだし結局、どんな情報を入れたらいいのか?どのように使ったらいいのかよく分からない、という人にぜひこの記事を読んでいただきたいと思います。

キーワードは「Evernoteの肩の凝らない使い方」です(^_^;)。

それでは張り切って行ってみましょう〜!

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Evernoteに何でも放り込まない

いきなりですが、これが意外と重要です(^_^;)。テキスト、Webクリップ、音声、写真と何でも放り込めるEvernoteですが、目にしたものを何でも放り込んでいては結局ゴミ溜めになっちゃいます。

Evernoteは画像の文字認識など優れている機能はありますが、残念なことに検索エンジンがそれほど優れているとは言えません。後で検索をするからいいや。と思って何でも感でも放り込んでも、結局あとから見ることはほとんどありません。と、言うか見つかりません。

放り込むファイルや情報の内容ごとに基準を設けてEvernoteを利用するのか他のアプリやウェブサービスを使うのかを明確に線引きをしています。

  • ウェブクリッピング
    →Evernote(以前はInstapaper)
  • 名刺管理
    →Evernote
  • メモ
    →Evernote
  • 人メモ
    momolog
  • ToDo
    Toodledo
  • 写真・画像
    Flickr
  • 動画
    YouTube
  • メール
    Gmial(一部覚え書きはEvernoteに転送)

ずいぶんと細かく分けていますが、しっかりと分けることで後から情報を探すときに迷子にならなくてすみます。

少しだけ解説をすると、ウェブクリッピングはブラウザにEvenoteのブックマークレットまたはプラグインを登録しておいて、自分の気になったウェブ記事やTipsを放り込んでいます。

名刺管理は「DocScanner」(?700) Appで名刺を撮影しEvernoteに放り込んでいます。ちなみに、はじめは「WorldCard」(?1,200)Appで連絡先に登録していましたが、最近、新しく会う人が多いこともありEvernoteだけに登録しています。必要なときにEvernoteで画像検索しています。

聞き慣れないと思いますが、私は「人メモ」を付けています。私は人の顔を覚えるのが苦手なんです。営業なのに(^_^;)。ですので、商談中に雑談で出たご家族の情報、趣味の情報などをメモすることにしています。これはEvernoteではなく、「MomoNote」(?600)Appを使ってます。MomoNoteは直ぐに起動できてタグ分けが出来て、ウェブノートのmomologとも連携しているので、人メモにはサッとメモを取ったりサッと情報を確認できるMomoNoteを活用しています。

ノートブックはシンプルに

フォルダの役割を持つノートブックは出来るだけ少なくしています。私の場合はノートの種類やステータスによって放り込むノートブックを決定することにしています。

具体的な流れは次のようになります。

まず、内容の種別などを考えずに、「10_一時・作業」に放り込みます。その後に種類や状況によって仕分けをします。各ノートブックの種類と意味は以下の通りです。先頭に番号が付いているのは並び順だけです。はじめは10飛ばしでしたが後から追加になったため途中に番号が入ってますが、リネームしても特に問題はありません。

  • 10_一時・作業
    まずはここに放り込まれます。(仕分け前のノート)
  • 20_一時保管・ネタ
    飲み会の情報、セミナーの情報など。数日後には不要になるけど直ぐにチェックしたいようなノートはここに → 利用後は「99_お役ご免」へ移動
  • 22_GR共有アイテム
    GoogleReaderでメモをした記事はReader2Twitter経由でここに自動で溜まるようにしています。(ここだけ特殊な運用です。)
  • 24_DL持ち運び用
    iPhone用Evernoteアプリでローカルにダウンロードする設定にしています。あまり使ってませんがローカルに保存しておきたいノートはここへ。
  • 26_名刺
    DocScannerで保存したものをここへ放り込んでます。画像から文字検索が可能。日本語は弱いですがメールアドレスで検索すればほぼ100%見つかります。
  • 30_保存用(ウェブ)
    ウェブの情報で気になった情報、役に立ちそうなノートはここへ。
  • 40_保存用(プライベート仕事)
    プライベートまたは仕事で役に立つノートはここへ。ウェブの情報、メモ、写真も一部あります。
  • 50_永久保存用
    よく使う情報、忘れてはいけない情報など重要度が高いノートはここへ。現在50個ほどしかありません。
  • 99_お役ご免
    削除してもいいようなノートも一度は自分が気になった情報なのでここに放り込んでます。(取り込みミスなどのメモは削除していますがそれ以外のものは残しています。)

タグは「.」がポイント

「10_一時・作業」から振り分ける際にタグを付けるのですが、その時にタグの名称を思い出せないことが多いです。これがストレス。

タグは先頭に「.(ピリオド)」を付けておくと、まずピリオドを入力するとタグの候補が表示されるので便利です。一文字入力すればさらに絞り込まれます。

タグを付けるルールは特に決め手いません。思いついたものをどんどん設定します。でも、白状しますがタグは面倒なのであんまり付けてません(^_^;)。

   *     *     *

以上、長々とEvernoteの私の運用方法をご説明してきましたが、如何でしたでしょうか?

ポイントは、如何に情報の管理が面倒にならない、ゴミ溜めにならない運用ができるか。だと思っています。外部脳だということで何でも感でも放り込んでしまって結局使わないのだったら、溜めるために使った時間が無駄だった、という事になってしまいます。

Evernoteを有効に利用して日常生活に活用したいものですね♪。

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コメント

  1. […] ・Evernoteをゴミ溜めにしない、肩の凝らない使い方 […]

  2. tadaemon より:

    おかげでゴチャゴチャになってるnoteを整理できそうです!
    本文中の「目もは」 -> 「メモは」では?

    • ひとぅ より:

      コメントありがとうございます。
      誤字のご指摘、ありがとうございます。修正しました。
      今後ともよろしくお願いします。

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